行事開催における災害リスク対応ガイドライン

（2019年７月12日理事会決定）

 本ガイドラインは、セルロース学会（以下、学会）が開催する行事運営における台風等の災害リスク対応を図るために、学術講演が行われる行事として年次大会等（本部主催行事）を想定して策定したものである。
 
１．基本方針
  行事参加者の安全確保を最優先として、災害リスクを予見し、その対応を図る。
 
２．組織体制
 下記の理由により、行事運営に多大な影響を与えると判断した場合、運営委員長は会長と相談の上、対策本部を立ち上げる。対策本部は、会長、副会長、運営委員長、実行委員長、およびその他会長が必要と認める者で構成し、情報収集にあたると共に、開催、中止、もしくは期間短縮の検討・判断を行う。
  (1) 地震の発生により、開催地での開催が困難な場合
  (2) 開催地以外での大震災により、参加者が開催地に来ることが困難な場合
  (3) 台風が行事開催地周辺に接近した場合、もしくは、接近する恐れがある場合
  (4) 豪雨・大雪等の異常気象により、行事参加者の安全が確保できない場合
  (5) 感染症・テロなどの社会的問題により、行事参加者の安全が確保できない場合
  (6) その他の予期できないことにより、行事運営に多大な影響を与えると判断した場合
 
３．判断基準（中止もしくは期間短縮）
  中止もしくは期間短縮の判断基準は下記の通りとする。
  (1) 気象庁からの地震情報、特別警報や地方自治体からの避難指示等が開催地に発令され、人命または身体を災害から保護する必要が生じたとき。もしくは、関係省庁や地方自治体が特別の指示が発令されたとき。
  (2) 行事を開催する施設の管理責任者が、行事開催が危険であると判断したとき。
  (3) 行事を開催する施設の安全性が確保できず、開催することが危険であると判断したとき。
  (4) 会場までの交通機関が全面的に停止し、復旧の見込もなく移動手段がないとき。
 
４．登録費等の払い戻しについて
  (1) 講演要旨集を発行前に行事開催を中止した場合
      参加登録費：全額返金
      懇親会費：全額返金または寄付金扱いを原則とする
  (2) 講演要旨集を発行後に行事開催を中止した場合
      参加登録費：返金しない（講演要旨集発行により行事開催が成立したと判断する）
      懇親会費：全額返金または寄付金扱いを原則とする
  (3) 行事の一部中止により行事開催期間が短縮された場合
      参加登録費：返金しない（上記 (2)と同様の取扱い）
      懇親会費：非開催の場合は全額返金または寄付金扱いを原則とする
  (4) その他の留意事項
  ・発表／参加申込時の手続きであっても、入会金および年会費は返還しない。
  ・返金に伴う振込料等は学会が負担する。
  ・免責事項は以下のとおりとする。
  ・運輸機関の遅延、不通、スケジュール変更、経路変更などによる損害や損失
    ・運輸または宿泊機関等の事故もしくは火災により発生した損害や損失
    ・旅程や宿泊等の変更・取消にかかる損害や損失
    ・移動または会期中に生じた不可抗力による損害や損失
    ・その他本会の責任に帰することができない事由により生じた損害や損失
 
５．発表の取扱い
  ・行事の中止もしくは期間短縮により発表が行われなかった口頭およびポスター発表は、講演要旨集の発行をもって、発表が行われたものとする。
  ・交通機関の影響で発表者が会場に到着できず、発表が行われなかった口頭およびポスター発表については、発表者が交通機関の遅延証明書等を運営委員会に提出し、運営委員会がその発表の取扱いを判断する。
 
６．ポスター賞の取扱い
    (1) 行事がすべての日程で中止となった場合には、ポスター賞の表彰は行わない。
    (2) 行事の開催期間が短縮され、一部のポスター発表が行われなかった場合には、運営委員会で、ポスター賞の取扱いについて判断する。
    (3) ポスター発表を行った発表者が対象者となることから、代理者の発表によるポスター賞の受賞は認めない。
 
７.　授賞式等の取扱い
  行事がすべての日程で中止となった場合には、授賞式等は原則として中止する。
 
８．総会
  総会が開催できなかった場合には、別途日程を定めて開催するものとする。
 
９．その他
  本対応ガイドラインに定めのなきことは、対策本部の責任で臨機応変に対応するものとする。
 
以上